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Content-Delivery-Portal: Das Informationsportal für die Technische Dokumentation

Der aktuelle Dokumentationsstand für die Wartung der Geräte oder für das Update der Software sollen jederzeit verfügbar sein. In einem Content-Delivery-Portal, das die Produktinformationen web-basiert bereit stellt, können verschiedene Anwender Technische Dokumentation jederzeit suchen, finden und herunterladen. Die Technologie hinter diesen Informationsportalen ermöglicht eine unkomplizierte Aktualisierung der Inhalte. Das ist auch deshalb wichtig, weil die ISO 82079 fordert, dass Gebrauchsanleitungen verfügbar sein müssen.

Mit fortschreitender Digitalisierung wird dieses Thema immer interessanter. Preiswerte Content-Delivery-Portale sind schon seit geraumer Zeit im Einsatz.

Preisgünstige Content-Delivery-Portal-Lösungen ohne Redaktionssystem-Integration: Digital Asset Management (DAM)

Moderne Content-Delivery-Portal-Lösungen sind preisgünstig und besonders interessant für Anwender, die keine Redaktionssystem-Integration benötigen. Diese Digital-Asset-Management-Lösungen (DAM) haben sich bereits seit mehreren Jahren erfolgreich einen Platz am Markt geschaffen. Sie machen es möglich, Technische Dokumentation im PDF-Format oder andere Produktinformationen zur Verfügung zu stellen.

Was bedeuten Content-Delivery-Portale für Unternehmen?

Die Portal-Lösungen verfügen über eine Datenbank, in der die Dokumente abgelegt und verwaltet werden. Dabei ist es gleichgültig, ob hier nur die Technische Dokumentation oder sämtliche Dokumente, z. B. die Broschüren der Marketingabteilung und die Fotos aus klinischen Studien, verwaltet werden. Durch die Unabhängigkeit vom Redaktionssystem stellen sich Unternehmen bei der Informationsverwaltung mit nur einem einzigen Content-Delivery-Portal breit auf. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen benötigen kein Spezialwissen, um die Dokumente abzulegen. Kunden können jederzeit auf entsprechende Unterlagen zugreifen. Die Suche nach der Technischen Dokumentation wird durch Taxonomien und Metadaten geregelt. Damit werden die Benutzer sinnvoll bei der Informationssuche unterstützt, und ein optimiertes Ergebnis wird angezeigt.

Taxonomien und Metadaten helfen beim Suchen

Benutzer, die Informationen suchen, werden mit einem durchdachten Metadatenkonzept im Informationsportal an ihr Ziel geführt. Die Technische Dokumentation wird mit hochwertigen Metadaten versehen, denn diese sichern den schnellen Zugriff auf die gewünschte Anleitung. Metadaten mit geringer Qualität machen eine Anleitung, die im Content-Delivery-Portal abgelegt ist, unauffindbar. Daher ist es besonders wichtig, Standards bei der Metadatenentwicklung zu entwickeln und diese im Rahmen der Terminologiearbeit festzulegen. Auf diese Weise ist auch die Qualitätssicherung gewährleistet.

Ein Content-Delivery-Portal dient dazu, Dokumente in verschiedenen Dateiformaten in einer Datenbank zu speichern und zu verwalten: Produktinformationen, Anwenderdokumentationen, Wartungsliteratur, Servicehandbücher, Anleitungen, kurz: die gesamte Technische Dokumentation. Aber auch Medien wie Bilder oder Videos sind denkbar und liefern den Benutzern zeitnah die gesuchten Informationen. Grundlage für die erfolgreiche Suche sind Metadaten.

Es gibt verschiedene Szenarien der Informationssuche, die für die Umsetzung eines Content-Delivery-Portals relevant sind:

  • Informationssuche beispielsweise innerhalb einen Redaktionssystems. Es handelt sich um eine einzige Nutzergruppe, die innerhalb des Systems z. B. nach bestimmten Dokumentationsständen sucht.
  • Unterschiedliche Nutzergruppen, die sich nicht alle innerhalb des Redaktionssystems bewegen, nutzen das Portal. Vertriebsmitarbeiter könnten in diesem Szenario beispielsweise auch Zugriff auf die Dokumente haben.
  • Der Content entsteht nicht in nur einer Quelle, dem Redaktionssystem, sondern verschiedene Abteilungen können ihre Inhalte im Content-Delivery-Portal für die interne Nutzung zur Verfügung stellen.
  • Mit einem Rechtekonzept ist es möglich, die Technische Dokumentation und andere Medien aus verschiedenen Abteilungen internen und externen Nutzern bereitzustellen.

Ein Content-Delivery-Portal ist denkbar mit einer Redaktionssystem-Integration oder ohne. Die einfachere Lösung ist sicher die ohne Redaktionssystem-Integration. Hier entsteht dann jedoch der weitere manuelle Aufwand, die entsprechenden Formate in das Informationsportal zu importieren. Für mittelständische und kleine Unternehmen ist diese Lösung aber vielleicht besonders interessant.
Metadaten
Intelligenter Content
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