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Regeln für mehr Textverständlichkeit in der Technischen Dokumentation

Die Verständlichkeit von Texten hängt sowohl vom Leser, als auch vom Text ab. Dabei ist es relevant, wie hoch die Bereitschaft ist, sich mit dem Text zu befassen. Je mehr Zeit der Leser mit dem Text verbringen möchte, desto weniger ist es wichtig, dass der Text verständlich ist. Technische Dokumentation gehört nicht zu den Textsorten, in denen man schmökert, sondern Leser suchen gezielt nach Information. Aus diesem Grund sollten Sie die Texte so gut wie möglich optimieren. Zehn Tipps helfen Ihnen dabei, die Textverständlichkeit zu optimieren und die Usability zu erhöhen.

Checkliste für das redaktionelle Tagesgeschäft: Verständliche Texte schreiben

  • Sprachliche Richtigkeit und Einfachheit
    Sprachliche Fehler sollten so weit wie möglich vermieden werden. Darüber hinaus ist die Wahl der angemessenen sprachlichen Mittel ein zentrales Kriterium für verständliche Texte. Dazu gehören:
    • kurze, geläufige Wörter;
    • konkrete Wörter, mit denen die Benutzer anschauliche Vorstellungen verbinden können;
    • einfache Sätze, die aus einem Hauptsatz mit höchstens einem angehängten Nebensatz bestehen;
    • aktive Sätze anstelle von Passivsätzen.
  • Vom Bekannten zum Unbekannten
    Die Benutzer sollen neue, bisher unbekannte Zusammenhänge kennenlernen. Deshalb knüpft Technische Dokumentation an vorhandenes Wissen an, um dann zum Neuartigen überzuleiten. Auf dieser Grundlage ist neues Wissen leichter verständlich.
  • Vom Normalfall zur Ausnahme
    Wenn die Benutzer zuerst den Normalfall erfahren, fällt es ihnen leichter, die Ausnahme als solche zu erkennen und richtig einzuordnen. Die umgekehrte Reihenfolge wäre eher geeignet, sie zu verwirren.
  • Vom Problem zur Lösung
    Wenn die Benutzer mit einer Lösung konfrontiert werden, ohne zu wissen, auf welches Problem sie sich bezieht, werden sie das vermittelte Wissen weder richtig einordnen noch anwenden können. Erfahren sie dann erst den entsprechenden Problemhintergrund, werden sie im Regelfall die Beschreibung der Lösung noch einmal lesen müssen, weil sie erst jetzt in der Lage sind, sie zu verstehen.
  • Positive Aussagen vor negativen Aussagen
    Eine positive Charakterisierung ist wesentlich einprägsamer und verständlicher als eine negative. Deshalb sollten die Benutzer zunächst verstehen lernen, was das beschriebene Produkt kann, dann erst, was es nicht kann.
  • Vorstrukturierungen
    Dabei handelt es sich um kurze Einführungen, die dem eigentlichen Text vorausgehen und den Benutzern einen Überblick über die Materie geben. Sie eignen sich insbesondere für komplexe Sachverhalte, die eine große Menge neuartiger Informationen enthalten und deshalb besondere Anforderungen an die Verständlichkeit stellen.
  • Sorgsamer Umgang mit Hervorhebungen
    Die Verwendung von fetter oder kursiver Schrift kann das Erfassen des Textes erleichtern: Die Benutzer können den Text „scannend“ überfliegen und so die Informationen herausfiltern, die für sie relevant sind. Allerdings sollten Hervorhebungen sparsam und nach konsistenten Regeln eingesetzt werden, da sie ansonsten schnell zu Unübersichtlichkeit führen.
  • Überschriften und Randbemerkungen
    Auch Überschriften und Randbemerkungen helfen bei der Navigation im Text und leiten die Aufmerksamkeit der Benutzer auf die jeweils gesuchten Informationen. Dazu sollten sie bündig und informativ das Wesentliche eines Textabschnitts zusammenfassen, um die Textverständlichkeit zu erhöhen.
  • Visualisierung durch Grafiken
    Illustrationen, Fotos, Diagramme oder Piktogramme sind hervorragend geeignet, um die Textverständlichkeit zu fördern. Wenn sie durchdacht erstellt und richtig eingesetzt werden, können Text und Bild sich wechselseitig unterstützen und veranschaulichen.
  • Informationsklassen markieren
    Die Benutzer müssen jederzeit erkennen können, mit welcher Art von Information sie es gerade zu tun haben. Strukturierende und grafische Mittel helfen dabei: So sollten beispielsweise Schrittanleitungen immer in nummerierten Listen stehen, Sicherheitshinweise immer durch farbige Symbole hervorgehoben sein.

Diese Regeln leisten wichtige Beiträge, um Texte schon bei der Erstellung so verständlich wie möglich zu gestalten. Aber auch bereits erstellte Texte lassen sich in ihrer Textverständlichkeit oft noch beträchtlich optimieren.
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