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Was ist Terminologiearbeit?

Bei der Terminologiearbeit geht es darum, einheitliche, eindeutige und geprüfte Fach- und Unternehmensterminologie sowie verbotene Terminologie für den Einsatz im gesamten Unternehmen - und damit auch in der Technischen Dokumentation - festzulegen. Bei der Terminologiearbeit definieren Terminologen Benennungen für Begriffe. Die Menge aller definierten Begriffe bilden die Terminologie. So werden Texte verständlicher und Übersetzungskosten eingespart.

Beispiel aus der Praxis

Während der Design-Phase wird zunächst ein Arbeitsname für das neue Produkt gewählt. Dieser Arbeitsname ist die Benennung, die für das zukünftige Produkt ab diesem Zeitpunkt in allen Dokumenten und Gesprächen benutzt wird. Später wird die korrekte Benennung festgelegt, die in Preislisten, Marketingunterlagen und der Technischen Dokumentation konsistent verwendet wird. Im Rahmen der Terminologiearbeit wird die korrekte Benennung in die Terminologiedatenbank eingetragen und ist fortan verbindlich für alle Mitarbeiter und Dokumente. Die einzelnen Abteilungen müssen ihre Dokumente aktualisieren. Auf diese Weise können alle von der Terminologiearbeit profitieren.

Warum braucht man Terminologiearbeit? Eindeutig kommunizieren und Übersetzungskosten senken.

Viele verschiedene Abteilungen im Unternehmen nutzen Fachterminologie: Produktdesign, Entwicklung, Test, Technische Dokumentation, Übersetzung, Vertrieb, Marketing, und nicht zuletzt die Kunden. Einheitlichkeit in der internen Kommunikation sowie im Außenauftritt sind positive Begleiterscheinungen, die mit der Definition von Terminologie einhergehen.

Eindeutige Kommunikation durch konsistente Terminologie stärkt die Glaubwürdigkeit und die Kundenbindung, und als Folge davon sorgt sie für ein besseres Image.

Mit konsequenter Terminologiearbeit können Dokumentationsabteilungen ihren Beitrag dazu leisten, Übersetzungskosten zu reduzieren. Terminologiearbeit ist die Basis für Verständlichkeit, Wiederverwendung von Bausteinen sowie konsistenter Dokumentationserstellung.

Aber nicht nur die Übersetzungskosten sind ein Grund dafür, Terminologiearbeit zu betreiben. Auch in der Dokumentationsabteilung können Kostensenkungen durch eine höhere Wiederverwendung von Modulen im Redaktionssystem erreicht werden. Wiederverwendung kann nur erreicht werden, wenn Texte standardisiert sind, also beispielsweise durch konsistente Terminologie.

Gerade in Unternehmen, die am Weltmarkt tätig sind, kann Terminologie als Instrument zur Qualitätssicherung dienen. In Texten und ihren Übersetzungen kann geprüft werden, ob die vorgeschriebene Terminologie eingehalten wurde.

Beispiele: Ursachen für inkonsistente Terminologie in Technischer Dokumentation:

  • Mehrere Benennungen für einen Begriff
    Alufelge, Leichtmetallfelge
  • Eine Benennung für mehrere Begriffe
    Change Management steht in der Entwicklungsabteilung für das Nachverfolgen von Änderungen am Produkt. In anderen Unternehmensbereichen bezeichnet es Unternehmensstrategien.
  • Unterschiedliche Schreibweisen von einer Benennung
    Serien.-Nr., Seriennr.
  • Intransparente Benennungen
    Nicht selbsterklärende neue Benennungen

In der Praxis umfasst Terminologiearbeit folgende Aufgaben:

  • Benennungen der Gemeinsprache von Benennungen der Fachsprache abgrenzen
    Ein Weg für Terminologen ist es, auf ein Referenzwörterbuch oder eine Norm zuzugreifen und zu prüfen, ob eine bestimmte Benennung beschrieben und für den eigenen Anwendungsfall korrekt definiert ist. Wenn dies nicht der Fall ist, wird die Benennung in die Terminologiedatenbank aufgenommen.
  • Benennungen festlegen und definieren
    Im Rahmen der Terminologiearbeit werden neue Benennungen für Prozesse oder Produkte festgelegt. Die Benennung selbst und seine Definition werden im Team erarbeitet. Die Benennung wird anschließend mit den entsprechenden Metadaten in die Terminologiedatenbank aufgenommen.
  • Erlaubte und nicht erlaubte Synonyme festlegen
    Wenn eine Benennung definiert ist, dann werden erlaubte und nicht erlaubte Synonyme bestimmt und in der Terminologiedatenbank abgelegt.

Die Daten in der Terminologiedatenbank enthalten linguistische und fachliche Informationen sowie Metadaten über einen Term. Die Terminologieeinträge sind den Übersetzern eine Referenz und dienen allen Mitarbeitern als Glossar.

Wie erarbeitet man Terminologie?

Sinnvoll ist es, zu Beginn den Status Quo festzulegen: Zunächst wird der aktuelle Stand der Terminologie gesichtet. Der nächste Schritt ist die Prüfung der vorhandenen Terminologie mit der dazugehörigen Definition.

Für einen effizienten Terminologie-Workflow müssen viele verschiedene Abteilungen an der Terminologie mitarbeiten: Entwickler, Marketingmitarbeiter, Technische Redakteure und Übersetzer melden neue Terminologie durch einen festgelegten Prozess.

Eine besondere Herausforderung ist das Änderungsmanagement. Es muss klar festgelegt sein, wer eine Terminologieänderung vornehmen darf und wie die Änderung an die Terminologen gemeldet wird. Anschließend wird kommuniziert, dass die Terminologieänderung in allen vorliegenden Dokumenten vorgenommen werden muss.

Erst wenn ein Konzept für den umsetzbaren Terminologieprozess definiert ist, wird das geeignete Werkzeug zum Terminologie-Management ausgewählt.

Fazit. Terminologiearbeit: Ja oder Nein?

Der Aufbau einer fundierten Fachterminologie ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Dabei steigt der Aufwand für die Einführung von Terminologiearbeit, je länger mit der Einführung gewartet wird, weil der Altlastenbestand weiter wächst.

Terminologiearbeit ist ein langwieriges Geschäft: Viele verschiedene Abteilungen und Fachbereiche müssen sich an der Terminologiearbeit beteiligen und sich einigen. Das Ergebnis sind jedoch zahlreiche Vorteile und Verbesserungen, die zu Kosteneinsparungen führen. Im Service-Bereich sind Produkte und Teile eindeutig benannt, Technische Dokumentation wird verständlicher. Besonders im Übersetzungsbereich ist das Einsparungspotential enorm. Die Recherchezeit der Übersetzer verkürzt sich und es sind weniger Rückfragen beim Redakteur notwendig.

Es lassen sich allerdings nicht alle Effekte der Terminologiearbeit unmittelbar messen, beispielsweise werden durch eine gute Terminologiearbeit interne Absprachen wegen weniger Missverständnissen in der Kommunikation effizienter. Die Einarbeitung neuer Kollegen fällt leichter. Diese Reibungsverluste sind schlecht messbar und sie in einen Zusammenhang mit Terminologiearbeit zu führen, fällt schwer.

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